Jak wystawić fakturę KSeF ze zlecenia w serwisie rowerowym

Co widać w filmie

1. 0:03Karta zlecenia ze statusem „Gotowe”: rower zrobiony, klient chce fakturę na firmę. Kliknięte „KSeF FV”.
2. 0:07Okno faktury: podsumowanie sprzedaży z listy prac (serwis amortyzatora i przegląd okresowy, razem 500 zł). Numer FV „zostanie nadany przy wysyłce”.
3. 0:12W puste pole „NIP nabywcy” wpisywany NIP firmy klienta.
4. 0:14„Pobierz z GUS”: nazwa i adres firmy wpisane, komunikat „Pobrano dane nabywcy i adres z GUS.”
5. 0:18Pozycja faktury „Usługa z częściami”: 500 zł brutto, VAT 8%. Kliknięte „Wyślij do KSeF”.
6. 0:21Wysyłka do KSeF — stoper liczy prawdziwe sekundy.
7. 0:25Po 4 sekundach: numer KSeF, faktura FV/2026/0001, status „200 · Sukces” i komunikat, że mail z PDF i UPO poszedł do klienta.
8. 0:32Przyciski przy fakturze: „Sprawdź status”, „Pobierz UPO XML”, „Drukuj fakturę” i „Pobierz PDF”.
9. 0:36PDF faktury: numer FV i numer KSeF w nagłówku, sprzedawca, nabywca, pozycja i rachunek bankowy.
10. 0:43Druga strona faktury: kod QR z napisem „Sprawdź, czy Twoja faktura znajduje się w KSeF!” i numerem KSeF.
11. 0:45Telefon klienta skanuje kod i otwiera stronę Ministerstwa Finansów: „Faktura znajduje się w KSeF” i informacje o fakturze.
12. 0:56Podsumowanie: 4 sekundy od kliknięcia do numeru KSeF, 0 przepisanych pozycji, kod QR do sprawdzenia faktury.

1. Kiedy można wystawić fakturę KSeF ze zlecenia?

Gdy zlecenie jest zakończone: ma status „Gotowe do odbioru” albo rower został już wydany klientowi. Przycisk „KSeF FV” stoi wtedy na karcie zlecenia obok statusu. Zlecenia w trakcie i anulowanego program nie zafakturuje.

Gdy fakturę wystawiasz innego dnia niż wydanie roweru, przepis wymaga na niej daty wykonania usługi. Okno podpowiada ją w polu „Data wykonania usługi” — dzień wydania roweru — i wpisuje na fakturę; w dniu wydania to pole niczego nie dodaje.

Faktura to dokument z kwotami i danymi klienta, więc konto mechanika-praktykanta przycisku nie widzi.

2. Co trzeba ustawić przed pierwszą fakturą?

Dane firmy w Opcjach — nazwę, adres, NIP i numer rachunku bankowego — oraz token KSeF w KSeF › Autoryzacja. Token generujesz sam w aplikacji Ministerstwa Finansów — jak to zrobić, pokazujemy w osobnym wpisie z 43-sekundowym filmem.

Gdy czegoś z tego brakuje, okno faktury pisze „Zanim wystawisz fakturę, uzupełnij:” i prowadzi przyciskiem do brakującego ustawienia; formularz odblokuje się po uzupełnieniu.

W tych samych danych firmy, w „Rozliczenie VAT na fakturach”, zaznaczysz metodę kasową albo zwolnienie z VAT. Przy metodzie kasowej faktura dostaje adnotację „metoda kasowa”, a przy zwolnieniu pozycje idą ze stawką „zw” i podstawą prawną zwolnienia — domyślnie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.

3. Skąd biorą się pozycje i dane nabywcy?

Okno otwiera się z podsumowaniem sprzedaży z listy prac zlecenia. Na fakturę program podpowiada jedną pozycję „Usługa z częściami” na kwotę zlecenia, ze stawką 8%. Nazwę, ilość i kwotę zmienisz w oknie, stawkę wybierzesz z listy (od 0 do 23% albo „zw”), możesz też dodać kolejne pozycje — stawki i podział ustal ze swoją księgową. U warsztatu zwolnionego z VAT okno od razu podpowiada stawkę „zw”. Formę płatności (na filmie: karta, zapłacono) wybierasz w tym samym miejscu.

Nabywcę uzupełniasz NIP-em: „Pobierz z GUS” wpisuje nazwę firmy i adres. Sprawdź je przed wysyłką — faktury przyjętej przez KSeF nie da się już zmienić.

4. Kiedy faktura dostaje numer?

Przy wysyłce. Do tej chwili okno pokazuje „zostanie nadany przy wysyłce”, a potem nadaje kolejny numer w formacie FV/rok/numer — na filmie FV/2026/0001. To ta sama numeracja co na ekranie KSeF › Faktura, z którego wystawiasz faktury poza zleceniem, więc dwie faktury nie dostaną jednego numeru.

5. Co dostaje klient?

Gdy KSeF przyjmie fakturę, program wysyła klientowi mail z fakturą w PDF i potwierdzeniem odbioru (UPO) — jeśli klient ma w karcie adres e-mail i zaznaczoną zgodę na e-mail. Mail idzie raz. Bez adresu albo bez zgody program maila nie wyśle, a powód zobaczysz w oknie faktury albo w logu zmian zlecenia.

PDF z numerem KSeF i kodem QR program robi w przeglądarce, gdy KSeF przyjmie fakturę przy otwartym oknie — czyli zwykle. Po zeskanowaniu kodu telefon otwiera stronę Ministerstwa Finansów z informacją, że faktura jest w KSeF. Fakturę wydrukujesz albo pobierzesz w PDF z tego samego okna.

6. Co, jeśli KSeF nie odpowie od razu?

Zwykle odpowiada w kilka sekund — na filmie w 4. Gdy faktura czeka w KSeF dłużej, kliknij „Sprawdź status” albo zostaw to programowi: faktury w toku sprawdza sam co 15 minut, a mail do klienta wysyła, gdy KSeF je przyjmie. Taki mail może mieć PDF w wersji uproszczonej, bez kodu QR — okno faktury uprzedza o tym przy przyciskach druku.

7. Czy to działa w każdym planie?

Tak. Faktura ze zlecenia, numer KSeF, UPO i mail do klienta działają w każdym planie i w okresie próbnym. Wysyłka faktury nie zużywa CRANK’UPów.