Jak wygenerować token KSeF i podłączyć program do serwisu

Co widać w filmie

1. 0:03Panel CrankDesk, KSeF › Autoryzacja: „Token KSeF dla warsztatu” i status „Brak zapisanego tokenu KSeF”.
2. 0:07Rozwinięta instrukcja „Nie masz jeszcze tokenu? Pokaż jak go wygenerować”: cztery kroki z adresem aplikacji i NIP-em warsztatu.
3. 0:12Odnośnik z instrukcji prowadzi do Aplikacji Podatnika KSeF; na filmie już po zalogowaniu, w wersji testowej z ostrzeżeniem o fikcyjnych danych.
4. 0:16Menu „Tokeny” → „Generuj token”.
5. 0:18Formularz „Generowanie tokena”: nazwa tokena „CrankDesk”.
6. 0:20Zaznaczone dwa uprawnienia: „wystawianie faktur” i „przeglądanie faktur”.
7. 0:23„Generuj token” — status „W realizacji” i przycisk „Odśwież”.
8. 0:25Po „Odśwież”: „Zakończono pomyślnie”, token (na filmie rozmyty) i „Kopiuj”.
9. 0:30Z powrotem w CrankDesk: token wklejony w pole „Wygenerowany token KSeF”.
10. 0:32„Sprawdź i zapisz token KSeF” — „Łączę z KSeF…”.
11. 0:34„Połączenie z KSeF gotowe. Token zweryfikowany i zapisany na koncie warsztatu.” i status „Token KSeF zapisany”.
12. 0:38Podsumowanie: token wklejasz raz, dwa uprawnienia, sprawdzenie tokenu w KSeF w sekundę.

1. Czym jest token KSeF i po co programowi?

To klucz do konta Twojej firmy w KSeF. Generujesz go sam w aplikacji Ministerstwa Finansów, a program używa go do wystawiania faktur i pobierania faktur z KSeF — bez logowania się za każdym razem. Token działa tylko dla NIP-u, w którego imieniu go wygenerowałeś.

2. Gdzie wygenerować token?

W Aplikacji Podatnika KSeF: ap.ksef.mf.gov.pl. Logujesz się przyciskiem „Zaloguj przez login.gov.pl” (Profil Zaufany, mObywatel, e-dowód albo bank) albo „Zaloguj certyfikatem” (podpis kwalifikowany lub pieczęć) — w imieniu firmy, której NIP masz w danych firmy w CrankDesk. Potem w menu wybierasz „Tokeny” → „Generuj token” i wpisujesz nazwę, na przykład CrankDesk.

3. Jakie uprawnienia zaznaczyć?

Dwa: „wystawianie faktur” i „przeglądanie faktur”. Bez pierwszego program nie wyśle faktury, bez drugiego nie pobierze faktur z KSeF, na przykład faktur zakupowych od dostawców. Pozostałe pola zostaw puste — program ich nie potrzebuje, a im węższe uprawnienia tokenu, tym mniej szkody, gdyby trafił w niepowołane ręce.

4. Co, jeśli zamknę stronę, zanim skopiuję token?

Wygeneruj nowy. Po kliknięciu „Generuj token” aplikacja MF pokazuje status „W realizacji” — trzeba jeszcze kliknąć „Odśwież” i dopiero wtedy widać token z przyciskiem „Kopiuj”. Aplikacja pokazuje go tylko raz; tokeny, które masz, zobaczysz później w „Lista tokenów”, ale już bez ich treści.

5. Gdzie wkleić token w CrankDesk?

W menu KSeF › Autoryzacja, w polu „Wygenerowany token KSeF”, a potem kliknij „Sprawdź i zapisz token KSeF”. Program od razu łączy się z KSeF — na filmie trwało to około sekundy — i pokazuje „Połączenie z KSeF gotowe”. Token zapisuje się zaszyfrowany na koncie warsztatu; nowy wkleisz w to samo pole, a zapisany usuniesz przyciskiem „Usuń zapisany token”.

6. Co dalej po podłączeniu?

Faktura ze zlecenia: na karcie gotowego zlecenia klikasz „KSeF FV”, wpisujesz NIP firmy klienta i wysyłasz — pokazujemy to w osobnym wpisie z filmem.

W KSeF › Autoryzacja włączysz też sprawdzanie nowych faktur zakupowych: program raz na godzinę pyta KSeF, czy ktoś wystawił Ci fakturę, i pokazuje ich liczbę przy „KSeF” w menu. Ta opcja działa w planach Standard i Pro oraz w okresie próbnym.

7. Co, jeśli KSeF odrzuci zapisany token?

Program pokaże to na górze strony KSeF › Autoryzacja, z datą odrzucenia, i wstrzyma automatyczne sprawdzanie statusów faktur oraz pobieranie faktur zakupowych. Wygeneruj wtedy nowy token dla NIP-u z danych firmy i wklej go w to samo pole — po zapisie wszystko ruszy samo. Nowy token jest potrzebny też po zmianie NIP-u, na przykład przy przekształceniu firmy.

Źródła

Nazwy menu, przycisków i uprawnień z Aplikacji Podatnika KSeF w wersji z 28 października 2026.

• Ministerstwo Finansów — Podręcznik KSeF 2.0, cz. I: Rozpoczęcie korzystania z KSeF (25.03.2026)
• Ministerstwo Finansów — Aplikacja Podatnika KSeF 2.0