KSeF od 1 stycznia 2027: co musi zrobić mały serwis rowerowy
Od 1 lutego 2026 każda firma odbiera faktury przez KSeF, a od 1 kwietnia 2026 wystawia je w nim większość firm. Najmniejsi mieli czas do końca 2026 roku: ci, u których sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. To częsty przypadek małego serwisu rowerowego — klienci to głównie osoby prywatne z paragonem, a faktura dla firmy zdarza się kilka razy w miesiącu. Poniżej to, co zmienia się 1 stycznia 2027, w kolejności, w jakiej odczujesz to przy ladzie. Stan prawny na 25 października 2026, sprawdzony na stronach Ministerstwa Finansów.
1. Kogo dotyczy zmiana od 1 stycznia 2027?
Firm, które do końca 2026 roku korzystały ze zwolnienia: ich sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekraczała 10 000 zł brutto w miesiącu. Do limitu liczą się faktury, które co do zasady idą przez KSeF, czyli sprzedaż dla firm. Faktury dla osób prywatnych, faktury z kasy i paragony z NIP do 450 zł się do niego nie wliczają. Liczy się data wystawienia faktury.
Jeśli w którymś miesiącu 2026 roku limit został przekroczony, obowiązek objął już fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie kolejne — powrót poniżej limitu w następnym miesiącu niczego nie zmienia. Od 1 stycznia 2027 limitu nie ma dla nikogo.
2. Co z paragonem z NIP i fakturą z kasy?
Do 31 grudnia 2026 paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną, a fakturę można wydrukować z kasy rejestrującej — obie poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 kasa nie wystawi już faktury, a paragon z NIP nie będzie uznany za fakturę.
W praktyce: gdy firma kupuje dętkę albo odbiera rower z serwisu i chce dokument na firmę, sam paragon z NIP przestaje wystarczać. Potrzebna jest faktura w KSeF. Jak w Twoim przypadku połączyć ją ze sprzedażą zarejestrowaną na kasie, ustal z księgowym — to zależy od tego, jak rozliczasz sprzedaż na kasie.
3. Czy faktura dla osoby prywatnej też musi iść przez KSeF?
Nie. Faktury dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, są wyłączone z obowiązku KSeF — także po 1 stycznia 2027. Wystawić ją w KSeF możesz dobrowolnie.
Codzienny paragon z kasy dla klienta indywidualnego zostaje bez zmian. KSeF nie zastępuje kasy fiskalnej.
4. Od kiedy kary za błędy w KSeF?
Według obowiązującej ustawy o VAT kary za naruszenia przy KSeF stosuje się od 1 stycznia 2027. Za fakturę wystawioną poza KSeF, choć powinna w nim powstać, grozi kara do 100% kwoty VAT z faktury, a gdy faktura nie ma VAT — do 18,7% kwoty należności.
20 października 2026 rząd przyjął projekt, który przesuwa stosowanie kar na 1 stycznia 2028. To wciąż projekt: muszą go uchwalić Sejm i Senat, a podpisać Prezydent. Nawet po przesunięciu obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczyna się 1 stycznia 2027, a Ministerstwo Finansów zapowiada, że urzędy będą reagować na faktury wystawiane poza systemem. Nie planuj więc pracy na przeczekanie.
5. Co z fakturami od hurtowni i dostawców?
Tu od stycznia nic się nie zmienia: od 1 lutego 2026 każda firma odbiera faktury przez KSeF, także ta, która sama mogła je jeszcze wystawiać poza systemem. Faktury od dostawców części już czekają w KSeF.
Jeśli do tej pory dostawałeś je tylko PDF-em w mailu, sprawdź, czy masz dostęp do KSeF i czy ma go Twój księgowy.
6. Co zrobić jeszcze w grudniu?
Lista na jedno popołudnie. Żaden punkt nie wymaga nowego programu — chodzi o to, żeby pierwsza faktura w styczniu nie była pierwszą w ogóle.
- Sprawdź, że logujesz się do KSeF i masz uprawnienie do wystawiania faktur — w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie, którego używasz. Jeśli faktury ogląda księgowy, nadaj mu uprawnienia w KSeF.
- Ustal z księgowym, co robisz, gdy klient prosi o paragon z NIP albo fakturę do paragonu: od stycznia to faktura w KSeF.
- Jeśli Twoja kasa drukowała faktury, przenieś to do KSeF. Paragony drukujesz dalej jak dotąd.
- Uzupełnij NIP-y stałych klientów firmowych — faktura w KSeF trafia do nabywcy po jego NIP.
- Ustal, co robisz, gdy nie działa internet albo KSeF. Przepisy przewidują tryby awaryjne, w tym dobrowolny tryb offline24: fakturę wystawiasz od razu, a do KSeF wysyłasz ją najpóźniej następnego dnia roboczego.
- Pod koniec grudnia sprawdź, czy ustawa przesuwająca kary na 2028 została uchwalona i opublikowana.
Jak to wygląda w CrankDesk
Po jednorazowym połączeniu konta z KSeF fakturę wystawiasz z karty zlecenia: dane klienta i pozycje prac przechodzą same, a status, numer KSeF i UPO wracają do zlecenia. Działa to w każdym planie, także w okresie próbnym. W planie Pro faktury zakupowe od dostawców pobierasz z KSeF i przyjmujesz wprost do magazynu.
Czego program dziś nie robi: nie obsługuje trybu offline24, więc faktura z CrankDesk powstaje w KSeF wtedy, gdy KSeF działa.
Źródła
Stan prawny na 25 października 2026. Wpis zaktualizujemy, gdy rozstrzygnie się los ustawy o przesunięciu kar.
Na stronie o KSeF pokazujemy krok po kroku, jak w CrankDesk faktura powstaje z karty zlecenia i gdzie potem znajdziesz status, numer KSeF i UPO.