Wypożyczenie nart: nowy klient, umowa i RODO w telefonie
Sobota rano, kolejka przy ladzie, a przed Tobą ktoś, kogo nie ma w bazie. Trzeba dobrać sprzęt, spisać dane, wziąć kaucję i mieć zaakceptowaną umowę razem z klauzulą RODO — zanim klient wyjdzie na stok. Film pokazuje to przyjęcie w całości, a potem drugą, krótszą drogę: klient czekający w kolejce skanuje plakat z kodem QR i załatwia zgody na własnym telefonie, więc przy ladzie zostaje już tylko sprzęt i kaucja.
Co widać w filmie
- 0:04Ścieżka przyjęcia w pięciu krokach: termin, sprzęt, klient, umowa w telefonie, wydanie.
- 0:08Szybka rezerwacja, krok „Okres”: zakres dni zaznaczony przeciągnięciem po kalendarzu, obok podpowiedź obciążenia floty.
- 0:12Krok „Pozycje”: lista pokazuje wyłącznie sprzęt wolny w wybranym terminie.
- 0:15Kod ze sztuki wczytany czytnikiem: „Dodano: Rossignol Experience 86”.
- 0:17Dołożone buty, kijki i kask; na dole suma najmu i łączna kaucja.
- 0:21Krok „Klient”: szukanie po nazwisku nic nie znajduje, więc „Utwórz nowego klienta”.
- 0:25Imię, nazwisko, telefon, e-mail i zaznaczona zgoda na SMS-y o rezerwacji.
- 0:29Rodzaj i numer dokumentu oraz zaznaczone „Tożsamość potwierdzona w mObywatel”.
- 0:32Wydanie przy ladzie, krok „Dane”: data urodzenia klienta i forma płatności.
- 0:36Krok „Checklist”: pozycje do wydania i pole „Ustawiony DIN”.
- 0:40Krok „Akceptacja”: przycisk „Wyślij link SMS” i stan „Link wysłany — czekam na akceptację klienta”.
- 0:47Telefon klienta: „Potwierdź wynajem” z listą sprzętu, sumą i kaucją.
- 0:51Rozwinięta klauzula informacyjna RODO pod regulaminem wynajmu.
- 0:54Zaznaczona zgoda i przycisk „Akceptuję”, a po nim potwierdzenie „Dziękujemy!”.
- 0:56Panel sam pokazuje „Klient zaakceptował zdalnie — możesz wydać sprzęt” i przycisk „Wydaj sprzęt”.
- 1:03Druga droga: klient w kolejce skanuje telefonem plakat wiszący przy ladzie.
- 1:06Plakat A4 z kodem QR do druku z ustawień wypożyczalni, z logo warsztatu w środku kodu.
- 1:09Strona „Zgody przed wizytą” na telefonie klienta: imię, nazwisko, telefon i e-mail.
- 1:12Trzy zaznaczenia: regulamin serwisu, umowa wstępna wypożyczenia i informacja RODO, pod nimi zgoda na SMS-y.
- 1:15Ekran „Dziękujemy!” z krótkim kodem wpisu i tym samym kodem jako kreskowym.
- 1:18Przy ladzie obsługa czyta kod z ekranu telefonu tym samym czytnikiem, co etykiety sprzętu.
- 1:21Szybka rezerwacja: po wpisaniu numeru telefonu pojawia się plakietka „Dane z plakatu QR”.
- 1:25Imię, nazwisko, telefon, e-mail i zgoda na SMS-y wypełnione danymi z telefonu klienta.
- 1:28Ekran wydania z zielonym przyciskiem „Umowa wstępna z plakatu QR” zamiast czekania na SMS.
- 1:31„Klient zaakceptował umowę wstępną przez plakat QR — możesz wydać sprzęt”.
- 1:33Zwrot, krok „Checklist”: ocena stanu każdej sztuki — OK, uszkodzone albo zaginęło.
- 1:38Narty oznaczone jako uszkodzone: kwota 120 zł z kaucji i opis szkody.
- 1:42Tablica zleceń warsztatu z nowym zleceniem naprawy założonym przy zwrocie.
- 1:47Plansza kaucji: 490 zł przy wydaniu, minus 120 zł za szkodę, 370 zł do oddania.
1. Co musi być gotowe, żeby przyjąć klienta z ulicy?
Flota z cenami i kaucjami oraz regulamin wynajmu z klauzulą RODO w ustawieniach wypożyczalni. Reszta dzieje się przy ladzie: termin, sprzęt i dane klienta wpisujesz w trzech krokach szybkiej rezerwacji, a klienta zakładasz po drodze, bez wychodzenia do kartoteki.
Jeśli sprzęt ma etykiety z kodami, pozycje dokładasz czytnikiem — kod wczytany w pole wyszukiwania od razu wrzuca sztukę do koszyka. Bez czytnika wystarczy kliknięcie w kafel na liście.
2. Skąd program wie, co jest wolne w danym terminie?
Lista w kroku „Pozycje” pokazuje tylko sprzęt dostępny w wybranym oknie: program odejmuje od stanu pozycje zajęte innymi rezerwacjami i pomija to, co jest wyłączone albo w serwisie. Sprzęt zarezerwowany na ten sam weekend po prostu się nie pojawi.
W kroku „Okres” pod kalendarzem widać obciążenie floty w poszczególnych dniach — od „luźno” po „wszystko zajęte”. To podpowiedź przy ustalaniu terminu, a twardą odpowiedź daje dopiero lista w kroku drugim.
3. Jakie dane klienta zapisujesz i po co zgoda na SMS-y?
Przy nowym kliencie wpisujesz imię, nazwisko, telefon i e-mail, a obok rodzaj dokumentu (dowód, prawo jazdy, paszport) i jego numer. Numer służy wyłącznie do identyfikacji przy wydaniu i zwrocie — wypożyczalnia nie zatrzymuje dokumentu w zastaw.
Zgoda na SMS-y jest osobnym zaznaczeniem i działa jak wyłącznik: bez niej nie pójdzie ani potwierdzenie rezerwacji, ani przypomnienie o odbiorze i zwrocie, ani link do akceptacji umowy. To ustawienie klienta, nie warsztatu, więc da się je później zmienić na jego karcie.
4. Czym jest potwierdzenie tożsamości w mObywatel?
Obok pola na numer dokumentu stoi odnośnik do rządowego weryfikatora mObywatel. Otwierasz go, skanujesz kod QR z aplikacji klienta, wracasz i zaznaczasz „Tożsamość potwierdzona w mObywatel”. Program zapisuje datę potwierdzenia i to, kto je wykonał.
Program nie robi zdjęcia dowodu ani nie wyciąga z niego danych — odczyt zdjęcia dokumentu jest w CrankDesk świadomie wyłączony, żeby obraz dokumentu nie wędrował poza Europejski Obszar Gospodarczy. Zostaje to, co wpiszesz ręcznie, i potwierdzenie w aplikacji rządowej.
5. Jak wygląda akceptacja umowy i RODO na telefonie klienta?
W kroku „Akceptacja” klikasz „Wyślij link SMS”. Klient dostaje wiadomość z adresem strony „Potwierdź wynajem”: widzi swój sprzęt, termin, kwotę najmu i kaucję, pod spodem rozwijany regulamin wynajmu i klauzulę informacyjną RODO, a na dole jedno zaznaczenie i przycisk „Akceptuję”.
Link jest jednorazowy i wygasa po godzinie; w bazie zapisujemy wyłącznie jego skrót, więc nawet kopia bazy nie daje działających adresów. Po akceptacji ekran wydania sam się odświeża i pokazuje „Klient zaakceptował zdalnie — możesz wydać sprzęt”, a przy rezerwacji zostaje data akceptacji razem z odciskiem treści, którą klient widział.
Gdy klient nie ma przy sobie telefonu albo woli papier, drugim przyciskiem drukujesz umowę do podpisu. Obie drogi odblokowują wydanie tak samo.
6. Czy klient może potwierdzić zgody, zanim podejdzie do lady?
Może — od tego jest plakat z kodem QR. Drukujesz go z ustawień wypożyczalni w jednej z czterech wersji kolorystycznych (przy ciemnym motywie strony rezerwacji jest ich pięć), a jeśli masz wgrane logo warsztatu, program wstawia je w środek kodu. Klient czekający w kolejce kieruje na plakat aparat telefonu i trafia na stronę Twojego warsztatu: podaje imię, nazwisko i numer telefonu, e-mail jeśli chce, i zaznacza trzy rzeczy — regulamin serwisu, umowę wstępną wypożyczenia oraz potwierdzenie, że zna informację o przetwarzaniu danych.
Po zapisaniu zgód klient widzi na ekranie krótki kod — jedna litera i cztery cyfry — a pod nim ten sam kod jako kreskowy. Obsługa przy ladzie albo czyta go z ekranu tym samym czytnikiem, którym skanuje etykiety sprzętu, albo po prostu wpisuje numer telefonu w wyszukiwarkę klienta. Imię, nazwisko, telefon, e-mail i zgoda na SMS-y wskakują do rezerwacji same, a na ekranie wydania zamiast czekania na SMS stoi zielony przycisk „Umowa wstępna z plakatu QR”.
Trzy rzeczy warto wiedzieć z góry. Plakat nie zastępuje sprawdzenia tożsamości — do wydania nadal potrzebny jest numer dokumentu albo potwierdzenie w mObywatel. Przycisk pojawia się tylko wtedy, gdy klient zaakceptował dokładnie tę wersję regulaminu, która obowiązuje dziś; po jej zmianie wraca zwykła droga przez SMS albo papier. I ostatnia: zgody z plakatu wyłącznie dodają, więc niezaznaczone pole niczego nie odwołuje.
Wpis z plakatu czeka na obsługę 30 dni i tyle samo działa krótki kod. Jeśli przez ten czas nikt nie przypnie go do klienta, znika razem z numerem telefonu i adresem; przypięty zostaje jako dowód udzielonej zgody i kasuje się dopiero razem z danymi klienta.
7. Co z klientem niepełnoletnim i z ustawieniem wiązań?
Na ekranie wydania wpisujesz datę urodzenia klienta. Jeśli nie ma ukończonych lat wymaganych przez wypożyczalnię (domyślnie osiemnastu, próg ustawiasz między 13 a 25 rokiem życia), program żąda danych opiekuna prawnego: imienia i nazwiska, telefonu oraz numeru dokumentu.
Przy nartach pojawia się dodatkowo pole „Ustawiony DIN”. Wartość, którą ustawiłeś na wiązaniu, zostaje zapisana razem z wypożyczeniem — to ślad na wypadek pytań o regulację po wypadku na stoku.
8. Co się dzieje, gdy sprzęt wraca uszkodzony?
Przy zwrocie oceniasz każdą sztukę osobno: „OK”, „Uszkodzone” albo „Zaginęło”. Przy uszkodzeniu wpisujesz kwotę potrącaną z kaucji i opis szkody, a jeśli masz cennik szkód w ustawieniach, wybierasz pozycję z listy i program podstawia kwotę sam.
Po zatwierdzeniu zwrotu dzieją się dwie rzeczy naraz: kaucja zostaje rozliczona, a w warsztacie pojawia się zlecenie naprawy z numerem, nazwą sprzętu i opisem szkody. Nie trzeba pamiętać, żeby je założyć — w filmie 490 zł kaucji zamienia się w 370 zł do oddania, a narty trafiają na tablicę zleceń.
9. Jak długo trzymane są dokumenty i czy to działa w każdym planie?
Umowa, zdjęcia stanu sprzętu i ślad akceptacji są kasowane po terminie, który ustawiasz w zakładce „Przechowywanie danych”; domyślnie jest to 365 dni od zwrotu, a klient czyta tę samą liczbę w klauzuli RODO. Poszczególną rezerwację możesz zatrzymać dłużej, gdy toczy się spór.
Wypożyczalnia działa w planie Standard i Pro, a także w okresie próbnym, który trwa 14 dni i nie wymaga karty.
Załóż konto, dodaj kilka pozycji floty z cenami i kaucją, wstaw wzór regulaminu dla nart i wyślij sobie link do akceptacji. Okres próbny trwa 14 dni i nie wymaga karty.